해외 바이어로부터 첫 주문을 받으면 수출기업은 주문금액과 예상 매출부터 계산하기 쉽습니다. 그러나 실제 수출업무에서는 제품을 판매하는 것만큼 중요한 것이 거래대금을 정상적으로 회수하는 일입니다.
특히 처음 거래하는 해외 바이어는 기존 거래처와 달리 결제 이력이나 거래 과정에서 축적된 신뢰가 없습니다. 이메일을 여러 차례 주고받았거나 화상회의를 진행했다는 이유만으로 상대방의 신용까지 확인됐다고 판단하기는 어렵습니다.
가격 협상을 마치고 주문서까지 받았더라도 대금을 회수하지 못하면 해당 거래는 기업의 현금흐름에 오히려 부담이 될 수 있습니다. 제품 생산원가와 포장비, 물류비 등은 이미 지출됐는데 수출대금이 들어오지 않는 상황이 발생할 수 있기 때문입니다.
따라서 신규 해외 바이어와 첫 거래를 시작할 때는 '얼마나 많이 판매할 수 있는가'보다 '누구와 거래하고 어떤 조건으로 대금을 회수할 것인가'를 먼저 확인해야 합니다.
1. 바이어가 실제 존재하는 기업인지 먼저 확인해야 합니다
첫 번째 단계는 거래를 제안한 바이어가 실제 사업을 영위하는 기업인지 확인하는 것입니다.
회사 홈페이지가 존재하고 담당자가 회사 이름이 포함된 이메일 주소를 사용한다고 해서 바로 정상적인 거래처라고 판단해서는 안 됩니다.
회사명, 사업장 주소, 전화번호, 홈페이지에 표시된 정보, 견적 요청서나 주문서에 기재된 회사 정보가 서로 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 이메일 서명의 회사 주소와 홈페이지의 주소가 다르거나 주문서에 기재된 법인명이 홈페이지의 회사명과 다르다면 그 이유를 확인해야 합니다.
해당 국가에서 공개하는 기업등록 자료를 확인할 수 있다면 법인 존재 여부와 설립 시점 등을 살펴볼 수 있습니다. 거래금액이 크다면 전문 신용조사기관 등을 활용하는 방법도 고려할 수 있습니다.
여기서 중요한 것은 바이어가 제공한 자료만으로 바이어를 검증하지 않는 것입니다. 거래 상대방이 제공한 정보와 제삼자를 통해 확인한 정보를 비교하는 것이 첫 거래의 기본적인 위험관리라고 볼 수 있습니다.
2. 회사의 존재 여부와 대금 지급능력은 별도로 판단해야 합니다
실제 존재하는 회사라고 해서 반드시 안전한 거래처인 것은 아닙니다.
기업등록 여부는 '회사가 존재한다'는 사실을 확인하는 과정이고, 신용조사는 '그 회사가 거래대금을 정상적으로 지급할 가능성이 어느 정도인가'를 판단하는 과정에 가깝습니다.
가능하다면 설립연도, 사업규모, 재무상태, 신용등급, 기존 거래정보 등을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
특히 첫 거래부터 상당한 금액의 외상거래를 요구한다면 가격협상보다 결제조건을 먼저 검토할 필요가 있습니다.
바이어에 관한 정보를 충분히 확보하기 어렵다면 이것도 하나의 위험 신호로 볼 수 있습니다. 이 경우 첫 거래 규모를 줄이거나 선수금 비율을 높이는 등 위험을 제한하는 방향으로 거래조건을 설계할 수 있습니다.
즉, 정보가 부족할수록 거래조건은 오히려 보수적으로 결정하는 것이 합리적입니다.
3. 첫 거래의 결제조건은 기존 거래처보다 보수적으로 결정합니다
수출거래에서 같은 판매가격이라도 결제조건에 따라 실제 위험은 크게 달라질 수 있습니다.
예를 들어 5만 달러를 선적 전에 받는 거래와 선적 후 90일 뒤 받는 거래는 매출액은 같아도 수출기업이 부담하는 위험은 같지 않습니다.
첫 거래에서는 상대방의 실제 결제 성향을 확인한 경험이 없기 때문에 장기간의 외상조건을 쉽게 제공하지 않는 것이 좋습니다.
거래 상황에 따라 선수금, 송금방식, 신용장 등 다양한 결제방법을 검토할 수 있으며, 어떤 방식이 적합한지는 바이어의 신용도와 국가 위험, 거래금액 등을 함께 고려하여 판단해야 합니다.
예를 들어 바이어가 첫 거래부터 외상조건을 강하게 요구한다면 단순히 요구를 수용하거나 거절하기보다 일부 선수금과 잔금 지급시점을 조합하는 방법도 협상할 수 있습니다.
핵심은 계약을 성사시키기 위해 결제조건을 지나치게 양보하지 않는 것입니다.
4. 이메일·견적서·주문서·계약서의 조건을 서로 비교해야 합니다
수출 실무에서 의외로 자주 확인해야 하는 부분이 서류 간 조건의 불일치입니다.
초기 이메일에서는 선적 전에 잔금을 지급하기로 했지만 바이어가 보내온 최종 주문서에는 선적 후 일정 기간 뒤 지급하는 조건이 적혀 있을 수 있습니다.
따라서 계약을 확정하기 전에 이메일 협의내용, 견적서, 주문서와 계약서를 서로 비교해야 합니다.
특히 결제금액과 통화, 지급방식과 지급기한, 납기, 인도조건, 검사기준, 클레임 처리방식 등은 실제 합의한 내용과 일치하는지 확인할 필요가 있습니다.
특히 해외 바이어와 인도조건을 협의할 때는 계약서에 표시된 조건뿐 아니라 실제 수출통관과 운송 과정에서 누가 어느 범위까지 책임지는지도 확인해야 합니다. EXW와 FCA가 실제 수출 현장에서 어떻게 다르게 작동하는지는 [FCA 조건이 EXW보다 실무에서 더 많이 사용되는 이유]에서 자세히 살펴보실 수 있습니다.
결제기한 역시 단순히 '선적 후 30일'이라고 정하기보다 무엇을 기준으로 30일을 계산하는지 명확하게 합의하는 것이 좋습니다.
사소해 보이는 표현 차이가 실제 분쟁에서는 중요한 쟁점이 될 수 있기 때문입니다.
계약조건은 대금 회수뿐 아니라 실제 물류비와 수익성에도 영향을 줄 수 있습니다. 계약 단계에서 물류비가 결정되는 구조와 비용 관리 방법은 [수출 기업이 반드시 알아야 할 국제 물류비 절감 방법]에서 자세히 확인하실 수 있습니다.
5. 첫 거래는 실패해도 감당할 수 있는 규모에서 시작합니다
신규 바이어가 처음부터 큰 주문을 제안하면 좋은 기회라고 생각하기 쉽습니다.
그러나 첫 주문금액이 크다는 사실만으로 좋은 바이어라고 판단해서는 안 됩니다.
거래 경험이 없는 상대방에게 한 번에 많은 물량을 공급하면 대금회수에 문제가 생겼을 때 수출기업이 부담해야 하는 손실도 함께 커집니다.
예를 들어 생산능력이나 자금사정을 고려했을 때 한 번의 미수가 정상적인 영업활동에 영향을 줄 정도라면 첫 거래 규모를 조정하는 것이 합리적입니다.
첫 거래에서 정상적인 입금과 통관, 제품 인수 과정까지 확인한 후 두 번째와 세 번째 거래에서 물량을 단계적으로 확대할 수 있습니다.
필자가 수출거래에서 중요하게 생각하는 원칙 중 하나는 첫 거래의 목적을 최대 매출이 아니라 상대방의 실제 거래 신뢰도를 확인하는 과적으로 보는 것입니다.
6. 거래 도중 조건이 갑자기 변경되면 반드시 재확인합니다.
첫 거래에서는 계약 전의 확인만큼 거래가 진행되는 동안 발생하는 변화도 중요합니다.
담당자의 이메일 주소가 갑자기 변경되거나 기존에 안내된 은행계좌와 다른 계좌를 제시하거나 제3자 명의로 송금을 요구하는 경우에는 바로 처리하기보다 변경 사실을 확인해야 합니다.
특히 이메일로 은행계좌 변경 요청을 받은 경우에는 해당 이메일에 그대로 회신하는 것만으로 확인을 끝내지 않는 것이 좋습니다.
기존에 사용하던 전화번호나 별도로 확인된 연락수단을 이용하여 실제 담당자에게 변경 여부를 확인하는 방식이 보다 안전합니다.
물론 정상적인 거래에서도 담당자나 계좌가 변경될 수 있습니다. 중요한 것은 '변경되었으므로 사기다'라고 판단하는 것이 아니라 결제와 관련된 중요한 정보가 변경되었을 때 별도의 확인 절차를 거치는 것입니다.
7. 미수가 발생했을 때의 대응 기준도 선적 전에 정해야 합니다.
많은 기업이 계약이 정상적으로 진행된다는 전제에서 거래를 시작하지만 수출대금 관리에서는 지급이 늦어지는 상황도 미리 고려해야 합니다.
예를 들어 결제일이 지났을 때 며칠 후부터 독촉할 것인지, 미수금이 있는 상태에서 추가 주문을 받을 것인지, 어느 단계에서 추가 선적을 중단할 것인지에 대한 내부 기준을 정해둘 필요가 있습니다.
바이어가 '다음 주에 지급하겠다'라고 약속했다고 해서 미수금이 계속 증가하는 상황에서 추가 선적을 반복하는 것은 위험할 수 있습니다.
거래 규모가 크거나 외상조건이 불가피하다면 계약 전에 무역보험과 같은 위험관리 수단의 적용 가능성도 검토하는 것이 좋습니다.
계약서, 주문서, 인보이스, 선적서류, 이메일과 입금 관련 자료도 체계적으로 보관해야 합니다. 대금 지급이 지연되거나 분쟁이 발생했을 때 거래 사실과 합의내용을 확인하는 자료가 되기 때문입니다.
첫 거래에서 제가 가장 중요하게 보는 세 가지 기준
해외 바이어를 평가할 때 모든 정보를 완벽하게 확인하는 것은 현실적으로 어렵습니다. 국가마다 공개되는 기업정보의 범위가 다르고 중소기업은 대기업처럼 충분한 신용정보를 확보하기 어려울 수도 있습니다.
그래서 저는 첫 거래에서는 세 가지를 우선적으로 봐야 한다고 생각합니다.
첫째는 확인 가능성입니다. 회사와 담당자에 관한 기본적인 정보를 외부 자료를 통해 확인할 수 있는지를 봅니다.
둘째는 결제조건의 합리성입니다. 아직 거래 이력이 없는 상황에서 바이어가 요구하는 결제조건이 판매자가 감당할 수 있는 수준인지 판단해야 합니다.
셋째는 손실의 제한 가능성입니다. 문제가 발생하더라도 기업의 정상적인 영업에 큰 영향을 주지 않을 정도로 첫 거래 규모와 외상 한도를 관리하는 것입니다.
이 세 가지가 충족되지 않는다면 주문금액이 크다는 이유만으로 거래를 서두르지 않는 것이 좋습니다.
수출에서 좋은 거래는 계약금액이 큰 거래만을 의미하지 않습니다. 약정된 조건대로 제품을 공급하고 약정된 날짜에 대금을 회수하여 다음 거래로 이어지는 것이 좋은 거래라고 생각합니다.
결론
해외 바이어와 첫 거래를 시작할 때는 가격과 주문량만으로 거래 여부를 판단해서는 안 됩니다.
먼저 상대방이 실제 존재하는 기업인지 확인하고, 가능하다면 신용도와 지급능력을 검토해야 합니다. 확인할 수 있는 정보가 부족하다면 첫 거래 규모와 결제조건을 더욱 보수적으로 설정하는 방법으로 위험을 줄일 수 있습니다.
계약 단계에서는 이메일, 견적서, 주문서와 계약서의 조건이 서로 일치하는지 확인하고 거래가 진행되는 동안 담당자나 결제계좌 같은 중요한 정보가 변경된다면 별도의 방법으로 다시 확인하는 것이 좋습니다.
또한 첫 거래를 최대한 크게 만드는 것보다 정상적인 결제 이력을 먼저 확보하고 이후 거래 규모를 단계적으로 확대하는 것이 장기적인 거래관계를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
수출거래는 제품을 선적하는 순간 끝나는 것이 아닙니다. 계약, 생산, 선적을 거쳐 약정된 수출대금이 실제로 입금되어야 하나의 거래가 완료됩니다.
따라서 신규 해외 바이어와 첫 거래에서 가장 중요한 것은 매출액을 최대화하는 것이 아니라 확인할 수 있는 상대방과 감당할 수 있는 조건으로 거래하고, 수출대금을 정상적으로 회수할 수 있는 구조를 만드는 것입니다.
참고자료
KOTRA 무역투자 24
한국무역보험공사
한국무역협회
관세청 수출입무역통계
